Manuel Utilisateur de Locatool

Bienvenue sur Locatool ! Ce guide complet est conçu pour vous aider à maîtriser chaque aspect de l'application, de la gestion quotidienne à la configuration avancée.

1. Premiers Pas : Connexion, Inscription et Tarification

📍 Objectif de la page

Cette page est la porte d'entrée de Locatool. Elle vous permet d'accéder à votre espace, de créer une nouvelle organisation ou de rejoindre celle d'un collaborateur.

🧭 Actions possibles

Onglet "Connexion"

• Description : Accéder à votre compte si vous en avez déjà un.
• Champs requis : E-mail et mot de passe.
• Action : Vous connecte et vous redirige vers le Tableau de bord.

Onglet "Créer"

• Description : Créer une nouvelle organisation sur Locatool. Vous en serez le propriétaire (administrateur principal).
• Champs requis : Nom de votre organisation, votre prénom, nom, e-mail et mot de passe.
• Important : Vous devez accepter la politique de confidentialité pour valider la création.
• Action : Crée votre compte utilisateur et votre organisation, puis vous connecte automatiquement.

Onglet "Rejoindre"

• Description : Rejoindre une organisation existante grâce à un code d'invitation généré par un administrateur.
• Champs requis : Le code d'invitation reçu, vos informations (prénom, nom, e-mail) et un mot de passe.
• Action : Crée votre compte et envoie une demande d'approbation aux administrateurs.
• Conséquence : Votre compte est mis en attente. Vous serez redirigé vers une page d'attente et ne pourrez pas utiliser l'application tant qu'un administrateur n'a pas validé votre inscription.

💰 Abonnements et Tarification

Locatool propose trois formules d'abonnement adaptées à la taille de votre activité. Les tarifs sont indiqués en TTC et peuvent être facturés mensuellement ou annuellement (avec une réduction équivalente à 2 mois offerts sur le paiement annuel) :

• Starter : 29 € TTC par mois (ou 290 € TTC par an). Comprend 1 utilisateur. Idéal pour débuter.
• Pro : 99 € TTC par mois (ou 990 € TTC par an). Comprend 3 utilisateurs et active les fonctions avancées comme la signature électronique des contrats.
• Business : 199 € TTC par mois (ou 1990 € TTC par an). Comprend 10 utilisateurs.

2. Tableau de Bord : Synthèse d'Activité

📍 Objectif

Votre page d'accueil personnalisée, offrant une synthèse visuelle de votre activité et des actions urgentes à mener.

🧭 Ce que vous voyez

• Alertes de sorties et retours : Des boutons indiquant les mouvements de matériel prévus. L'icône de flèche vers le haut indique une sortie de matériel imminente, et la flèche vers le bas indique un retour attendu.
• Cartes de statistiques : Nombre de clients actifs, d'articles en location et de devis en cours d'édition.
• Graphique du chiffre d'affaires : Le total facturé sur les 30 derniers jours pour analyser vos performances.
• Activité récente : La liste de vos 5 derniers documents créés.
• Bouton rapide : Un raccourci direct pour créer un nouveau devis.

🧭 Actions possibles

• Cliquer sur les alertes : Vous redirige immédiatement vers la vue Planning pour organiser les livraisons.
• Cliquer sur un document récent : Ouvre une fenêtre d'aperçu du document (devis, contrat, facture).

3. Gestion des Clients

📍 Objectif

Centraliser toutes les informations concernant votre clientèle pour un suivi précis et rapide.

🧭 Actions possibles

• Créer un client : Cliquez sur le bouton d'ajout pour renseigner les coordonnées, l'adresse de facturation, de livraison et des notes internes.
• Consulter la fiche client : Affiche l'historique complet des réservations, de ses locations en cours et tous les documents (devis, contrats, factures) liés à ce client.
• Modifier le client : Permet d'éditer les informations de la fiche.
• Archiver le client : Déplace le client vers la page des archives. Un client archivé ne peut plus être sélectionné pour un nouveau devis, mais son historique est conservé.
• Supprimer le client : Supprime définitivement un client, uniquement s'il n'est rattaché à aucun contrat ou facture active.

4. Gestion de l'Inventaire (Matériel & Véhicules)

📍 Objectif

Gérer l'intégralité de votre parc de matériel et de votre flotte de véhicules dans un catalogue clair.

🧭 La Logique de Stock

• Le Matériel : Les articles ayant le même nom sont regroupés sur une seule ligne afin de présenter la quantité globale disponible. Utile pour les articles en grand nombre (ex: 15 visseuses identiques).
• Les Véhicules : Chaque véhicule est unique et possède sa propre ligne (avec son kilométrage et ses informations spécifiques).

🧭 Actions possibles

• Ajouter un matériel ou un véhicule : Créez une fiche en définissant son nom, sa catégorie, sa tarification par défaut, et l'image d'illustration. Le champ "Référence / N° de série" est obligatoire pour chaque exemplaire pour assurer sa traçabilité.
• Consulter le détail : Permet de voir la liste de tous les exemplaires d'un groupe avec leur numéro de série unique et leur statut individuel (disponible, loué, maintenance).
• Dupliquer un matériel : Ouvre le formulaire pré-rempli pour ajouter un nouvel exemplaire identique au même groupe de matériel en un clic.
• Modifier : Permet d'éditer la fiche. Pour un groupe de matériel, la modification groupée est interdite : vous devez modifier chaque exemplaire individuellement depuis sa fiche détaillée.
• Supprimer : Supprime l'article définitivement. Cette action est bloquée si l'article est actuellement engagé dans une réservation ou un contrat de location en cours.

5. Gestion des Catégories

📍 Objectif

Organiser votre catalogue en groupes logiques (ex: "Outillage", "Utilitaires", "Événementiel") pour faciliter la recherche lors de la création de devis.

🧭 Actions possibles

• Ajouter une catégorie : Saisissez le nom dans le champ prévu et validez.
• Supprimer une catégorie : Supprime l'élément de la liste. Cette action est bloquée si au moins un article de votre inventaire est encore associé à cette catégorie.

6. Le Cycle de Vie d'une Location

Étape 1 : Créer un Devis

Le devis est un brouillon chiffré qui ne bloque pas le stock d'articles.

1. Accédez à l'espace Devis et cliquez sur "Nouveau Devis".
2. Sélectionnez un client et définissez les dates de début et de fin de location.
3. Sélectionnez les articles : L'application affiche uniquement le matériel et les quantités réellement disponibles sur la période choisie.
4. Définissez les tarifs : Vous pouvez choisir une tarification journalière, un forfait global pour la période, ou marquer l'article en prêt gratuit.
5. Enregistrez pour créer le document au statut "Devis".

Pour engager la location, cliquez sur **"Générer le contrat"** : le document passe alors au statut "Contrat" et les stocks correspondants sont bloqués sur le planning.

Étape 2 : Gérer les Contrats et Signature Électronique

Le contrat valide la réservation du matériel.

• Visualiser et Signer : Ouvre l'aperçu du document. Vous pouvez faire signer le client directement sur votre écran ou une tablette. Votre propre signature configurée est automatiquement appliquée au bas du contrat.
• Facturer le contrat : Termine la location, libère les stocks sur le planning et génère la facture finale. Si la location concerne un véhicule, l'application vous invite à renseigner les kilomètres parcourus pour calculer d'éventuels frais supplémentaires.
• Annuler le contrat : Permet de rétablir le contrat en simple devis (brouillon) et de libérer immédiatement les réservations du planning.

Étape 3 : Gérer les Factures & Conformité Fiscale (Art. 286 I-3° bis du CGI)

La facture est le document comptable officiel d'encaissement. Conformément aux dispositions de l'article 286, I-3° bis du Code Général des Impôts (loi anti-fraude à la TVA), Locatool garantit des conditions strictes d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données :

• Inaltérabilité & Numérotation continue : Chaque facture validée se voit attribuer un numéro séquentiel strict et chronologique, sans trou de numérotation. Une facture validée ne peut être modifiée ni supprimée.
• Traçabilité des règlements : Tout encaissement, acompte ou règlement enregistré est scellé avec horodatage dans le journal d'audit de votre organisation.
• Suivi de paiement : Un indicateur visuel affiche l'état de la facture ("Payée", "En attente", "En retard").
• Export comptable FEC / CSV : Vous pouvez exporter l'intégralité de vos écritures de vente pour votre expert-comptable ou administration fiscale depuis l'espace Comptabilité.

Étape 4 : Réservations Directes & Prêts Gracieux

Pour les besoins rapides, les associations ou les prêts internes de matériel sans flux de facturation :

• Réservation directe : Créez une allocation immédiate depuis le planning ou la fiche d'un client sans devoir éditer un devis commercial préalable.
• Prêt à titre gracieux (🎁) : Cochez l'option "Prêt gratuit" lors de la réservation. Le montant est automatiquement fixé à 0 € et un badge distinctif en forme de cadeau (🎁) identifie clairement l'emprunt sur le planning.
• Couleurs personnalisées sur le planning : Chaque matériel ou catégorie conserve son code couleur personnalisé sur le calendrier, vous permettant d'identifier immédiatement le type d'équipement prêté ou réservé en un coup d'œil.

7. Envoi Automatique de Documents par E-mail

📍 Objectif

Envoyer vos devis, contrats et factures directement à vos clients par e-mail en un clic depuis l'application.

🛠️ Configuration de votre compte Brevo

Pour utiliser cette fonctionnalité avec votre propre adresse e-mail professionnelle d'expéditeur, vous devez configurer votre compte Brevo dans l'onglet **"E-mails"** de la page **"Mon Entreprise"** :

1. Renseignez votre **Clé API Brevo (SMTP v3)** (générée depuis votre compte Brevo sous la rubrique SMTP & API).
2. Indiquez le **Nom de l'expéditeur** (ex: le nom de votre entreprise) et l'**E-mail de l'expéditeur** par défaut.
3. Enregistrez vos réglages.

🧭 Comment envoyer un document ?

1. Ouvrez l'aperçu d'un document (devis, contrat ou facture) en cliquant sur l'icône de l'œil.
2. Cliquez sur le bouton **"Envoyer par e-mail"** en bas de la fenêtre.
3. L'application prépare le document et l'envoie instantanément à l'adresse e-mail enregistrée sur la fiche du client. Un message de succès valide la livraison.

8. Utiliser le Planning

📍 Objectif

Visualiser la disponibilité de tout votre inventaire sur un calendrier interactif, suivre l'état de sortie de vos équipements en temps réel et planifier vos réservations sans risque de sur-réservation.

🧭 Fonctionnalités & Actions du Planning

• Filtres rapides (Barre supérieure) :
  • Filtrer par statut : Cliquez sur les boutons d'état (Confirmée, Récupérée, Retournée) pour masquer ou afficher des catégories de réservations. Par défaut, seules les locations actives sont affichées.
  • Recherche client ou matériel : Saisissez le nom d'un client ou d'un équipement/véhicule dans les champs de recherche pour isoler instantanément ses réservations sur le mois.
• Distinction visuelle des statuts :
  • Confirmée : Bloc coloré plein (réservation validée en attente de départ).
  • Récupérée : Bordure verte épaisse sur le côté gauche (matériel actuellement sorti et chez le client).
  • Retournée : Opacité réduite et texte barré (matériel réintégré au dépôt).
• Accès direct aux documents : Cliquez directement sur n'importe quelle barre de réservation pour ouvrir et éditer automatiquement le devis ou contrat correspondant.
• Survol et fiche de stock enrichie : Survolez un bloc de réservation pour afficher une infobulle détaillée : nom du matériel, nom du client, dates précises, statut et décompte exact des stocks (matériel loué, disponible et total).
• Vue des journées chargées (+N autres) : Si une journée comporte plus de 3 réservations, un badge `+N autres` apparaît. Un clic dessus ouvre une fenêtre récapitulative de toutes les locations du jour.
• Création rapide de devis par sélection de plage : Cliquez sur une date ou une plage de dates directement dans la grille du calendrier. Un bandeau interactif apparaît en bas de l'écran avec la période sélectionnée et un bouton **"Créer un devis"** pré-remplissant automatiquement les dates de réservation.

9. Gérer les Archives

📍 Objectif

Conserver un historique propre en déplaçant les clients inactifs et les anciens documents hors de vos listes de travail quotidiennes.

🧭 Actions possibles

• Restaurer : Sort l'élément des archives pour le réactiver sur sa page d'origine.
• Supprimer définitivement : Efface l'élément de la base de données. Attention, cette action est irréversible.

10. Espace Administrateur

Ces outils de configuration globale de votre organisation sont réservés aux utilisateurs possédant le rôle Administrateur.

Paramétrer "Mon Entreprise"

Gère la configuration de votre compte d'entreprise.

• Général : Renseignez les informations de contact (téléphone, e-mail) et les données légales (SIRET, code APE, numéro de TVA, forme juridique) qui apparaîtront sur vos documents officiels.
• Documents : Téléversez le logo de votre entreprise, définissez la formule de numérotation automatique de vos devis (ex: préfixe et prochain numéro) et enregistrez la signature de votre entreprise pour l'apposer automatiquement sur les contrats générés.
• Vitrine : Personnalisez le design de votre catalogue public (voir section 11).
• Sécurité : Définissez un code de sécurité pour protéger les restaurations de données.

Gérer l'Équipe

Affiche la liste des collaborateurs de votre organisation. Les administrateurs peuvent modifier le rôle d'un membre (Admin ou Collaborateur) ou le révoquer pour lui bloquer l'accès à l'espace de travail.

Gérer les Invitations

Permet d'ajouter de nouveaux membres dans votre organisation.

• Générer un code : Saisissez l'e-mail du nouveau collaborateur et attribuez-lui un rôle pour générer un code d'invitation unique à lui transmettre.
• Approuver les inscriptions : Lorsqu'un invité utilise son code, sa fiche apparaît dans la liste d'attente. Vous devez l'approuver pour l'activer et lui ouvrir l'accès à l'application.

Exports Comptables

Permet d'exporter l'historique de vos facturations sur une période sélectionnée au format CSV pour l'intégrer facilement dans votre logiciel de comptabilité.

Sauvegarde et Restauration

Garantit la sécurité de vos données.

• Télécharger la sauvegarde : Génère un fichier contenant toutes les données de votre organisation.
• Restaurer les données : Permet d'importer un fichier de sauvegarde. Attention, cette action efface toutes les données actuelles de l'organisation pour les remplacer par le contenu du fichier. Un code de sécurité de restauration est exigé pour valider cette opération.

Centre de Notifications

Activez les notifications de votre navigateur pour être alerté en temps réel lorsqu'un nouvel utilisateur utilise un code d'invitation et attend votre validation.

11. Votre Vitrine Publique

📍 Objectif

Disposer d'une page internet publique et professionnelle présentant votre catalogue de matériel disponible en temps réel, sans que les clients n'aient besoin de se connecter.

🧭 Fonctionnalités clés

• URL personnalisée : Un lien unique généré à partir du nom de votre entreprise (ex: `.../vitrine/mon-entreprise`) que vous pouvez insérer sur votre site ou vos réseaux sociaux.
• Disponibilité en temps réel : La vitrine calcule automatiquement vos stocks et n'affiche que les articles réellement disponibles à la location, évitant ainsi les demandes de réservation impossibles à honorer.
• Personnalisation graphique : Dans `Mon Entreprise > Vitrine`, personnalisez les couleurs, ajoutez des images d'en-tête, modifiez la typographie et appliquez des effets de transparence pour correspondre à la charte graphique de votre marque.

12. Aide et Support

Pour toute question complémentaire, problème technique ou retour d'expérience, vous pouvez contacter notre équipe d'assistance par e-mail en cliquant sur le lien de contact présent sur la page de support de votre application.